Avez vous le droit de fixer le siège de l’association au domicile d’un dirigeant ?

Oui. Mais il convient de respecter certaines règles. Si le dirigeant est propriétaire de son domicile, aucune autorisation particulière ne sera nécessaire. Toutefois, s’il s’agit d’un immeuble en copropriété et si la présence de l’association peut entraîner de nombreux va-et-vient ou des risques de nuisances collectives, il faudra prévenir et obtenir l’autorisation de la copropriété. Si le dirigeant est simplement locataire de son domicile, il faudra, en toute rigueur, obtenir l’accord du propriétaire. Sauf s’il s’agit d’une simple adresse postale, ce n’est pas toujours facile. Le propriétaire peut en effet avoir les mêmes craintes que la copropriété dans le cas précédent, une éventuelle sous-location, des difficultés financières, etc. Dans tous les cas, ce sont les organes dirigeants de l’association et son assemblée générale qui fixent le siège de l’association... Ce dernier ne peut donc être décidé qu’en toute transparence.

Les activités de l’association peuvent-elles se dérouler au domicile d’un dirigeant ?

Oui, dans les mêmes conditions que précédemment en ce qui concerne la fixation du siège... Mais les précautions à prendre en matière d’argent, de responsabilité et d’assurance sont importantes (voir ci après).

Le dirigeant a-t-il le droit de louer une partie de son domicile à l’association ?

Oui, s’il est propriétaire. Mais il convient d’être précis. Il faudra conclure un bail ou une convention d’hébergement qui précisera particulièrement la partie du domicile exclusivement occupée par l’association, les conditions d’utilisation des éventuelles parties communes et le partage des charges. Si le bail n’est pas conclu à titre gratuit, le montant du loyer devra respecter des règles strictes (voir ci-après). En principe, un bail conclu avec une association n’est pas soumis aux dispositions protectrices de la loi de 1989, mais il est possible de le prévoir expressément (régime protecteur des locataires, bail de trois ans, etc.). En revanche, si le dirigeant est locataire de son domicile, il ne sera pas possible de conclure une sous-location, celle-ci étant la plupart du temps interdite dans les baux de location. Si le propriétaire autorise la présence de l’association au domicile de son locataire, il est possible de faire prendre en charge une partie des frais du domicile par l’association.

Et si c’est un salarié de l’association qui l’accueille à son domicile ?

Une personne, employée par l’association, peut mettre à disposition une pièce de son appartement pour le secrétariat, l’archivage... Le problème que pose cette situation se situe vis-à-vis de l’Urssaf. il y a en effet un risque pour que l’Urssaf considère les sommes versées au salarié pour la location de la pièce, comme un complément de salaire et réclame des charges sociales sur ces sommes. Pour parer ce risque, il vous faudrait conclure un véritable contrat de location avec le salarié pour l’usage de cette pièce, avec toutes les conditions énoncées dans le cas d’un dirigeant. La situation étant assez complexe, il est recommandé de se rapprocher du correspondant association de votre Urssaf pour essayer de trouver avec lui une solution. Dans la plupart des cas de figure, le dirigeant va agir dans une très grande mesure bénévolement. La gêne que lui occasionne alors la présence de l’association à son domicile et le service rendu est importante mais ils ne font pas l’objet de factures et donc pas non plus de remboursements.

Le dirigeant peut-il percevoir un loyer de l’association ?

Tout est possible en matière de location. On peut donc même établir un bail pour une pièce quelques heures par semaine et fixer librement un loyer. Mais, étant donnée la nature des liens entre le bailleur et le locataire et les conséquences que cela peut impliquer, il convient que ce loyer soit "raisonnable". il faut tout d’abord que le dirigeant fasse la preuve que la pièce qu’il met à la disposition de l’association n’est plus disponible pour son usage personnel (ce qui sera difficile) et que le loyer convenu avec l’association (qui devra faire l’objet d’une convention jointe aux comptes de l’association) reste nettement en dessous des prix du marché. Mais pour ce type de location, cela n’a probablement aucun sens puisqu’il n’y a pas réellement de marché, on se fondera donc sur le prix du marché de la location de l’ensemble du bien et on calculera un loyer au prorata de la surface occupée.

Il faut préciser que l’association court évidemment le risque de voir remettre en cause le caractère désintéressé de la gestion puisque son président tire un revenu, le loyer, de l’activité de l’association. Il est probable qu’étant donné les sommes en cause, l’administration fiscale restera compréhensive. Encore faudra-t-il avoir respecté des règles de transparence (vis-à-vis des adhérents autant que du fisc) donnant à cette location le caractère d’une convention spéciale entre l’association et son dirigeant dûment approuvée par le conseil d’administration et ayant fait l’objet d’une information de l’assemblée générale. Une évaluation rapide permet de se rendre compte que seule la mise à disposition exclusive d’une partie du domicile peut donner lieu à un loyer. En effet, par exemple, si le dirigeant met à disposition de l’association 4 heures par semaine une pièce de son domicile représentant le cinquième de sa surface, un loyer "raisonnable" devrait être inférieur à 4/168e (nombre total d’heures par semaine) de 1/5e du prix du marché du loyer de son domicile ; soit moins de 5 euros pour un prix de marché de 1000 euros...

Peut on faire des remboursements de frais ?

Tout remboursement de frais doit être fait avec des justificatifs précis et détaillés. Dans le cas d’une occupation partielle du logement par l’association, seul le téléphone peut faire l’objet d’une facture détaillée permettant d’identifier ce qui concerne l’association. Mieux encore, une ligne distincte pour l’association, et facturée à celle-ci, peut être demandée à votre opérateur téléphonique. Pour les autres types de frais comme l’éclairage, le chauffage, l’eau… on peut produire des copies des factures d’électricité, d’eau, de gaz, de fioul, voire d’abonnement à Internet... et calculer un remboursement proportionnel à la surface et à la durée d’occupation. Si l’association occupe un lieu de manière exclusive et quasi permanente, l’évaluation des frais attribuables à l’association fera apparaître une somme dérisoire, comme dans l’exemple précédent du loyer.

Il est également envisageable que le dirigeant fasse un abandon de créance au profit de l’association et bénéficie de l’avantage fiscal prévu. Mais mieux vaut consulter les services fiscaux au préalable pour valider ce montage.

La responsabilité

Quelle est la responsabilité encourue ?

En tant que propriétaire des locaux, le dirigeant ne pourra se décharger de sa responsabilité de louer (même à titre gratuit) des locaux aux normes en ce qui concerne l’activité qui va s’y dérouler, même si la responsabilité de l’association est également engagée. Renseignez-vous sur d’éventuelles règles de conformité, même pour une activité "pacifique" comme un simple stockage d’archives et un travail périodique à un bureau. Surtout, veillez à ce que les normes ordinaires (contre les risques d’électrocution, d’incendie etc.) soient bien respectées.

Le dirigeant et l’association doivent également prendre contact avec leur assureur pour qu’il prévoit les conséquences pour chacun en matière d’assurance et un avenant aux contrats. En tout état de cause, les biens de l’association doivent faire l’objet d’une couverture spécifique et précise. Le montant de la surprime pour le dirigeant peut être pris en charge par l’association sur présentation du justificatif Rappelons que, dans tous les cas, si l’association est locataire ou occupe gratuitement des locaux, elle est responsable des dégâts causés au local et doit s’assurer vis-à-vis des voisins et du propriétaire.

Peut-on tenir des réunions de l’association ?

Oui, on peut même penser que des réunions réduites, comme celles des dirigeants de l’association (bureau ou conseil d’administration), peuvent être considérées comme des réunions d’amis dans un domicile de particulier et ne pas nécessiter de précautions particulières. C’est le plus souvent le cas, mais il peut arriver, en cas d’accident, que la responsabilité de l’association soit également recherchée. Il est donc toujours préférable d’avoir prévu ce type d’éventualités avec son assureur. Cette dernière précaution est d’autant plus à observer pour la tenue d’assemblées générales, toujours plus nombreuses et plus "officielles". Votre assureur saura vous fixer les contraintes à respecter et les limites à ne pas dépasser dans le nombre de personnes accueillies.

Peut on organiser des activités ?

C’est la question la plus délicate en matière de responsabilité et d’assurance. L’association a une obligation de prudence envers ses membres et les tiers. Sa responsabilité civile peut être engagée en cas de dommage si la victime, membre ou tiers, prouve la faute intentionnelle, la négligence ou l’imprudence. Elle peut également être poursuivie pénalement pour crimes et délits contre des personnes ou des biens, ou payer des contraventions.

La condamnation civile ou pénale d’une association n’empêche pas que les personnes physiques "complices" soient également poursuivies pour les mêmes faits et ce sera particulièrement le cas d’un dirigeant au domicile duquel les faits se seraient produits. Les normes de sécurité à observer et les assurances à contracter doivent donc faire l’objet d’une attention toute particulière dans le cas d’activités au domicile d’un dirigeant.

Décrivez alors très précisément à votre assureur la nature de l’activité (en précisant si certains aspects sont dangereux), indiquez le nombre de participants. Définissez largement les personnes couvertes pour éviter les trous de couverture : association, dirigeants, salariés, bénévoles, membres, participants aux activités, les mineurs en particulier. Vérifiez que ces personnes sont couvertes pour les dommages qu’elles subissent et ceux qu’elles causent.

Faites inclure si possible une clause de "renonciation à recours" dans le contrat pour éviter que votre assureur ne se retourne contre les aides bénévoles et surtout contre le dirigeant propriétaire du local pour leur faire endosser le paiement des indemnités.

Un salarié de l’association peut-il travailler au domicile du dirigeant ?

Oui, rien n’interdit le travail à domicile. Néanmoins, ce n’est pas le propriétaire des lieux qui est l’employeur mais l’association qui est abritée dans son domicile. il est donc ici indispensable que les relations soient clairement définies. il est préférable que le local de l’association au domicile du dirigeant lui soit exclusivement réservé. Les conditions de travail, les règles d’hygiène et de sécurité et les responsabilités de chacun pourront ainsi être mises en place, respectées et contrôlées le cas échéant

Source : Associations Mode d’Emploi